Predstavenstvo spoločnosti rozhodlo v minulom roku o zakúpení nového DMS eDoCat. Ide o systém na centrálnu správu elektronických dokumentov a riadenie ich obehu pomocou workflow. Úlohou systému je postupne nahradiť už zastaraný DMS Alfresco, ktorý sa v Chemosvite už používa viac ako 10 rokov.
DMS slúži ako úložisko dokumentov pre rôzne oblasti. Nachádza sa v ňom organizačná dokumentácia (smernice, pokyny,…), technologická dokumentácia, dodávateľské a odberateľské faktúry, zmluvy, dokumenty odborov a oddelení, projektová dokumentácia a mnohé iné dôležité dokumenty.
V týchto dňoch končíme s prípravou na prenos Organizačnej (riadiacej) dokumentácie. V súčasnom systéme je vyše 350 platných dokumentov. Prenos dokumentov bude prebiehať postupne, vždy podľa tejto postupnosti:
- správca dokumentácie prenesie pracovnú verziu dokumentu do nového systému, do pracovného priečinka (dokument nebude publikovaný pre používateľov a bude dostupný len autorovi),
- autorovi sa vygeneruje úloha (dostane notifikačný e-mail), v ktorej rozhodne, či daný dokument je stále platný a či nie je potrebné ho aktualizovať (obsah a rozdeľovníky). Do času, kým autor nerozhodne a príp. neurobí aktualizáciu, nebude dokument publikovaný používateľom,
- po autorovom schválení, že dokument je pripravený, ho správca „publikuje“,
- používateľom, ktorí sú uvedení v rozdeľovníku, sa vygeneruje úloha o preštudovaní a e-mailom budú upozornení o nutnosti potvrdenia.
Všetky úlohy sú evidované v novom systéme Lyra, ktorý bol vyvinutý na platforme Jira.
V týchto dňoch bude nevyhnutné, aby sme pri prechode na nový systém zachovali trpezlivosť, pretože bude nevyhnutné potvrdiť niektoré dokumenty, ktoré sme už potvrdzovali v starom systéme.
Je to nutné kvôli evidencii, pretože táto dokumentácia je vyžadovaná v niektorých prípadoch štátnymi orgánmi (napr. pri pracovných úrazoch) alebo audítormi (pri auditoch) a vykazovanie záznamov o preštudovaní v dvoch systémoch by bolo neefektívne.
Časový rámec prechodu dokumentov do eDoCatu bude závisieť od spolupráce s autormi, no je pravdepodobné, že bude trvať niekoľko týždňov.